Betriebsfeiern sind ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur in Deutschland und bieten Mitarbeiter*innen die Gelegenheit, sich abseits des Arbeitsplatzes besser kennenzulernen, Erfolge zu feiern und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken. „Während die Vorfreude auf diese Veranstaltungen oft groß ist, gibt es lohnsteuerrechtliche Regelungen, die bei der Planung und Durchführung von Betriebsfeiern unbedingt beachtet werden sollten“, so Ronald Maul, Präsident der Steuerberaterkammer Saarland.

110 Euro Freibetrag für Betriebsveranstaltungen

Betriebsfeiern wie Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, Betriebsausflüge und auch Firmenjubiläen sind rechtlich als Betriebsveranstaltungen einzustufen, wenn diese einen geselligen Charakter haben. Letzteres fehlt z. B. bei alleinigen Kino- oder Theaterbesuchen. Wichtig ist dabei, dass Unternehmen den Freibetrag in Höhe von 110 Euro im Jahr 2023 pro Veranstaltung einhalten. Maximal kann das Unternehmen zwei Veranstaltungen pro Jahr für seine Belegschaft durchführen, ohne dass Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen. Für die 110-Euro-Grenze werden alle Aufwendungen einschließlich der Umsatzsteuer z. B. für Speisen, Eintrittskarten, Geschenke anlässlich der Feier, Musik, Fahrtkosten bei einem Ausflug oder Raummiete zusammengerechnet. Ab dem 1. Januar 2024 soll dieser Betrag auf 150 Euro angehoben werden.

Wichtig: Betriebsfeiern müssen offen für alle Mitarbeiter*innen sein

Grundsätzlich muss das gesamte Personal an einer Betriebsfeier teilnehmen können. Auch ausgeschiedene Mitarbeiter*innen, Leiharbeitskräfte, Aushilfen, Praktikant*innen, Referendare sowie Angehörige kommen in Betracht. Vorsicht ist bei Veranstaltungen für einzelne Mitarbeitergruppen geboten. Soll nur eine Abteilung bedacht werden, muss auch hier jedes Teammitglied teilnehmen können. Einladungen nur nach Hierarchie, Umsatzzahlen oder Funktion sind lohnsteuerrechtlich unzulässig. Ob am Ende tatsächlich teilgenommen wird, bleibt aber immer jeder Person selbst überlassen.

Achtung bei kurzfristigen Absagen

Probleme in der Praxis bereiten Personen, die trotz vorheriger Zusage nicht teilnehmen können. Entstehen hier trotzdem Kosten, sind diese bei der Berechnung des Freibetrags auf die teilnehmenden Mitarbeiter*innen umzurechnen. Bei der Planung sollte deshalb immer noch finanzieller Spielraum mitbedacht oder die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung geprüft werden.

Überschreiten des Freibetrags

Wird der Freibetrag von 110 Euro trotz sorgfältiger Planungen überschritten oder sollen mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr durchgeführt werden, kommt für den Betrag über 110 Euro oder für die weitere Veranstaltung auch eine Pauschalversteuerung mit 25 Prozent durch das Unternehmen in Betracht. Für die Angestellten entstehen dadurch keine finanziellen Nachteile, denn die Versteuerung übernehmen allein die Arbeitgeber*innen.

Virtuelle Firmenevents sind auch Betriebsfeiern – geselliges Beisammensein

Ob Online-Weinproben, digitales Kochen oder gemeinsames Spielen im Internet: Für virtuelle Veranstaltungen gelten die gleichen Regelungen wie in der analogen Welt. Wichtig ist also bei den gewährten Zuwendungen auch hier die 110-Euro-Grenze z. B. für gelieferte Warenlieferungen wie Weinpakete oder Kochzutaten. Auch muss hier für die gesamte Belegschaft die Möglichkeit zur Teilnahme bestehen sowie das gesellige Beisammensein und der tatsächliche Austausch untereinander muss gewährleistet sein.

Geschenke statt Firmenevents

Wer im Jahr 2023 statt einer Feier seinem Personal lieber Präsente als Dankeschön überreichen möchte, muss die geltenden Freigrenzen von 60 Euro für Geschenke aus besonderem persönlichem Anlass bzw. 50 Euro für Sachbezüge beachten. Der Freibetrag für Veranstaltungen von 110 Euro kann hier nicht herangezogen werden. Zu beachten ist außerdem, dass bei Überschreiten der Grenzen von 60 bzw. 50 Euro diese Sachzuwendungen in voller Höhe lohnsteuer- und auch beitragspflichtig werden. Wenn Geschenke im Rahmen einer Betriebsveranstaltung übergeben werden, sind diese ggf. in den Freibetrag von 110 Euro mit einzubeziehen. Hierbei kommt es darauf an, ob die Geschenke „anlässlich“ oder nur „bei Gelegenheit“ einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden.

Fazit und Empfehlung von Kammerpräsident Ronald Maul:

„Es empfiehlt sich, vor der Durchführung virtueller oder analoger Firmenevents Expertenrat von Steuerberater*innen einzuholen. Orientierungshilfe bietet der Steuerberater-Suchdienst auf der Website der Steuerberaterkammer Saarland unter www.stbk-saarland.de.“

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