Die zunehmende Digitalisierung des gesamten Geschäftsalltags ist aktuell eine der großen Herausforderungen für kleine und mittlere Unternehmen und das Handwerk. Die Entwicklung neuer Technologien schreitet immer schneller voran und wird einen Wandel in der gesamten Geschäftswelt nach sich ziehen. „Eines erscheint sicher: Alles, was digitalisiert werden kann, wird auch digitalisiert! Kleine und mittelständische Unternehmen müssen auf diesem Weg mitgenommen werden. Viele Mandanten sind bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse noch nicht sehr weit fortgeschritten. Hier können Steuerberater vielfältig unterstützen“, so Michael Leistenschneider, Präsident der Steuerberaterkammer Saarland.

Praxiserprobtes und ausgereiftes Digitalisierungspotential können Steuerberater für ihre Mandanten insbesondere im betrieblichen Rechnungswesen erschließen:

Digitale Kontoauszüge
Die Umstellung von Papierkontoauszügen auf digitale Kontoauszüge ist ein weiterer geeigneter Schritt zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Es gibt kaum noch Unternehmen, die ihre Bankgeschäfte analog abwickeln. Online-Banking ist bereits im Tagesgeschäft angekommen. Banken übermitteln Kontoauszüge zunehmend in digitaler Form an ihre Kunden. Elektronisch übermittelte Kontoauszüge sind originär digitale Belege. Diese müssen Unternehmer immer in ihrer originären Form – also digital – aufbewahren. Wer den Kontoauszug einfach ausdruckt und dann das digitale Dokument löscht, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten. Um diesen Vorgaben zu entsprechen, können Steuerberater zusammen mit der jeweiligen Hausbank Möglichkeiten aufzeigen, wie digitale Kontoauszüge richtig archiviert werden können.

Ersetzendes Scannen
Mit der technischen Möglichkeit, Papierdokumente mittels eines Scanners in eine Bilddatei oder eine PDF-Datei umzuwandeln, können (fast) alle Unternehmen papiergebundene Dokumente digitalisieren. Wenden sie dieses Verfahren an, können damit die in den „GoBD“ („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) formulierten Anforderungen der Finanzverwaltung zur Belegsicherung und -aufbewahrung erfüllt werden. Beim Einsatz eines entsprechenden Archivsystems und einer entsprechenden Verfahrensdokumentation müssen bestimmte Originalbelege zukünftig nicht mehr in Papier aufbewahrt werden. Dies reduziert den finanziellen und zeitlichen Aufwand durch geringere Archivflächen und Prozesskosten. Eine individuelle Verfahrensdokumentation, in der Unternehmer gemeinsam mit ihrem Steuerberater die Arbeits- und Scanprozesse definieren und festhalten, ist eine wichtige Voraussetzung für das sogenannte Ersetzende Scannen im Unternehmen.

Elektronische Rechnungen
Für Unternehmen besteht ab dem 27. November 2020 eine grundsätzliche Verpflichtung zur Versendung elektronischer Rechnungen an Behörden. Darüber hinaus kann mit der Einführung der elektronischen Rechnung im Geschäftsleben viel Zeit und Geld eingespart werden, da der zeitaufwendige Weg über den Zustelldienst und das Frankieren von Papierrechnungen entfällt. Gleichzeitig gewährleistet die Umstellung auf die „E-Rechnung“ einen schnelleren Zugriff auf die elektronisch archivierten Rechnungen. Allerdings existieren in der Praxis viele Formate und Übertragungswege, die individuell zu beurteilen sind. Steuerberater sind bei der Einführung der elektronischen Rechnung wichtige Ansprechpartner und können bei der Auswahl geeigneter Softwaretools und Formate kompetent Hilfestellungen leisten.

Betriebswirtschaftliche Beratung
Steuerberater sind kompetente Ansprechpartner in Fragen betriebswirtschaftlicher Beratung. Die Möglichkeiten dafür verbessern sich, wenn als Grundlage für Analyse und Planung nicht mehr die Daten des letzten Jahresabschlusses dienen müssen, sondern Unternehmer aktuelle unterjährige Daten aus der Finanzbuchhaltung zur Verfügung stellen können. Echtzeitdaten können für das Controlling genutzt werden und zeitnahe Anpassungen an erkannte Planabweichungen ermöglichen. Die Investitions- oder Liquiditätsplanung kann monatlich überprüft werden. Eine solche personalisierte und hochqualifizierte Beratung schafft echten zusätzlichen Nutzen für das Unternehmen.

Fazit von Kammerpräsident Michael Leistenschneider:
„Kleine und mittelständische Unternehmen sind gut beraten, wenn sie zusammen mit ihrem Steuerberater die Herausforderung angehen und nach und nach geeignete Prozesse digitalisieren. Auf diesem Weg können sie viel Zeit und Geld einsparen. Orientierungshilfe bei der Suche nach einem passenden Berater gibt der Steuerberater-Suchdienst auf der Website der Steuerberaterkammer Saarland unter www.stbk-saarland.de.“

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