Die verpflichtende Einführung der Elektronischen Rechnung, kurz E-Rechnung, für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen in Deutschland (sog. B2B-Bereich) bringt umfassende Änderungen für Unternehmen und Selbständige mit sich. Bereits seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format für alle Unternehmen verpflichtend, während für Rechnungsaussteller eine schrittweise Einführung erfolgt. „Ab 2028 müssen dann alle im B2B-Bereich agierenden Unternehmen – abgesehen von wenigen Ausnahmen – E-Rechnungen empfangen und auch ausstellen können. Die Unternehmen sollten sich rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten und ihre Prozesse anpassen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren“, so Ronald Maul, Präsident der Steuerberaterkammer Saarland.

Warum wird die E-Rechnung in Deutschland eingeführt?

Auf EU-Ebene ist ein Maßnahmenpaket vorgesehen („VAT in the Digital Age“ – ViDA), das die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug zum Ziel hat. Auf der Basis einer verpflichtenden E-Rechnung soll dazu voraussichtlich im Jahr 2030 ein Meldesystem für grenzüberschreitende innergemeinschaftliche Umsätze im B2B-Bereich eingeführt werden. Im Vorgriff auf die geplanten ViDA-Maßnahmen hat Deutschland mit dem Wachstumschancengesetz bereits die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze implementiert. Ein Meldesystem auch für nationale B2B-Umsätze soll folgen.

Durch die E-Rechnung soll zudem die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden. Die Digitalisierung des Rechnungswesens kann durch die Möglichkeit, strukturierte Rechnungsdaten automatisiert und medienbruchfrei weiterzuverarbeiten, bei den Unternehmen zu einer verbesserten Effizienz der Geschäftsprozesse und zu einem deutlich geringeren Ressourcenaufwand führen. Neben der Einsparung von Zeit und Kosten soll sich auch die eigene Umweltbilanz optimieren.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss entweder der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (dies ist insbesondere bei der „X-Rechnung“ oder dem hybriden „ZUGFeRD-Format“ ab Version 2.0.1, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei, der Fall). Das Format einer E-Rechnung kann aber auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. In diesem Fall muss das verwendete Format ab dem Jahr 2028 die richtige und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben in ein Format ermöglichen, das der EU-Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. E-Rechnungen enthalten damit immer ein standardisiertes Datenformat, das von Computersystemen automatisiert verarbeitet werden kann. Papierrechnungen und Rechnungen in anderen elektronischen Formaten (z. B. „pdf“- oder „jpeg“- Dateien) entsprechen als lediglich bildhafte Rechnungen nicht der geforderten Norm. Sie stellen daher keine E-Rechnungen dar, sondern sogenannte sonstige Rechnungen, und sind spätestens ab 2028 im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Die Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen ohne vorherige Zustimmung des Empfängers wurde zum 1. Januar 2025 eingeführt. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gilt die Verpflichtung grundsätzlich ebenfalls zu diesem Zeitpunkt. Allerdings hat der Gesetzgeber angesichts des hohen Umsetzungsaufwands für die Unternehmen Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen. Unternehmen wird demnach eine 2-jährige Übergangfrist bis zum 31. Dezember 2026 gewährt. Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro haben bis zum 31. Dezember 2027 Zeit für die Umstellung. Ab dem 1. Januar 2028 tritt die Verpflichtung demnach grundsätzlich für alle Unternehmen in Kraft.

Gibt es Ausnahmen von der Verpflichtung?

Die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Dies ist nicht der Fall bei Rechnungen an Endverbraucher (sog. B2C-Umsätze) und für zahlreiche steuerfreie Umsätze (z. B. steuerfreie Grundstücksvermietungen, Bankdienstleistungen oder Heilbehandlungen). Darüber hinaus greifen Ausnahmen insbesondere für Kleinbeträge bis 250 Euro/brutto, Fahrausweise und Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden. In diesen Fällen kann eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Für Kleinunternehmer bleibt die Empfangspflicht für eine E-Rechnung jedoch bestehen.

Wie können sich Unternehmen vorbereiten?

In einem ersten Schritt müssen die Unternehmen als Mindestanforderung ein E-Mail-Postfach zum Empfang von E-Rechnungen einrichten und über eine Software zur Visualisierung der strukturierten Datensätze (kostenlos z. B: über das Elster-Portal) sowie zur revisionssicheren Archivierung von
E-Rechnungen verfügen. Eine über die Archivierungspflicht hinausgehende Verpflichtung zur elektronischen Weiterverarbeitung der E-Rechnung besteht nicht. Um der Ausstellungsverpflichtung nachkommen zu können, bedarf es in einem zweiten Schritt einer Software zur Erstellung von E-Rechnungen in dem erforderlichen Format.

Fazit und Empfehlung von Kammerpräsident Maul:

„Die E-Rechnung markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im deutschen Rechnungswesen. Steuerberater können Unternehmen und Selbständige bei der Einführung der E-Rechnung und der Umstellung ihrer Prozesse unterstützen. Orientierungshilfe bei der Suche gibt der Steuerberater-Suchdienst auf der Webseite der Steuerberaterkammer Saarland unter www.stbk-saarland.de.“

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